29. Oktober 2026

Neues aus der Werkstatt #3

Wer schreibt hier eigentlich mit? Warum KI-Protokolle Spielregeln brauchen

Lesezeit: ca. 4 Minuten

Angeregt zu diesem Beitrag hat mich ein Newsletter der Kanzlei Loschelder zu einem aktuellen Urteil. Juristisch geht es um eine Kündigung. Mich hat aber etwas anderes daran nicht mehr losgelassen: wie die Sache aufgeflogen ist.

Der Fall in Kürze
Ein Mitarbeiter sitzt in einem einstündigen Personalgespräch mit drei Vertretern seines Arbeitgebers. Sein Handy liegt auf dem Tisch, Notizen macht er kaum. Am selben Abend schickt er ein „Gedächtnisprotokoll“: acht Seiten, mehr als 120 Wort Beiträge, fast alles in wörtlicher Rede. Das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg hielt das für kein Gedächtnisprotokoll, sondern für einen heimlichen Mitschnitt. Verraten haben ihn unter anderem Füllwörter, abgebrochene Sätze und sinnfreie Passagen, wie sie für KI-gestützte Transkriptionen typisch sind. Die fristlose Kündigung hatte Bestand (Urteil vom 3. Juni 2026, Az. 21 Sa 63/25).

Was ich in Meetings beobachte
Ich selbst schreibe in Meetings bis heute mit der Hand mit. In Gruppenmeetings erlebe ich aber immer öfter, dass plötzlich ein KI-Notetaker wie Fireflies im Teilnehmerfeld auftaucht, ohne dass vorher jemand gefragt hat. Und ob jemand nebenbei mit dem Telefon aufzeichnet, weiß ohnehin niemand. Ehrlich gesagt: Das ist ein bisschen Wildwest. Wer meine ersten beiden Werkstatt-Beiträge kennt, erkennt das Muster. Ein Werkzeug ist da, die Regeln dazu fehlen. Niemand hat entschieden, ob aufgezeichnet werden darf, wer das Protokoll verantwortet und wer es zu sehen bekommt. Es passiert einfach.

Ein mögliches Szenario
Ein Projekt-Jour-fixe mit internen und externen Beteiligten. Ein Teilnehmer hat seinen KI-Assistenten so eingestellt, dass er automatisch jedem Termin beitritt. Nach dem Meeting landet eine Zusammenfassung im Postfach aller Teilnehmenden. Darin steht auch die halb scherzhafte Bemerkung der Projektleiterin über einen Dienstleister, der zufällig in Kopie ist. Und eine Zahl aus einer vertraulichen Budgetplanung, die nur mündlich fallen sollte.
Niemand hat etwas Böses gewollt. Es hat nur nie jemand festgelegt, wer mitschreiben darf und wer das Ergebnis prüft, bevor es verschickt wird.

Warum das keine Technikfrage ist
Ob Aufzeichnungen erlaubt sind, ist rechtlich ein eigenes Feld. Das Recht am gesprochenen Wort, Datenschutz und – wo vorhanden – der Betriebsrat spielen hinein. Das gehört in fachkundige Hände, nicht in meinen Blog.
Was ich aber aus vielen Projekten weiß: Wo Menschen nicht sicher sind, ob mitgeschnitten wird, reden sie anders. Vorsichtiger, glatter, weniger offen. Genau die ehrlichen Zwischentöne, die ein Projekt eigentlich braucht, verschwinden zuerst. Ein Protokoll-Tool kann damit mehr Vertrauen kosten, als es Zeit spart.

„Ein Protokoll ist kein Mitschnitt. Es ist die Entscheidung, was festgehalten wird – und die sollte ein Mensch treffen.“ – Anne Loeck

Fünf Spielregeln für KI-Protokolle

1. Ansage vor Beginn. Wer aufzeichnen oder transkribieren will, sagt es zu Beginn – und alle, auch Externe, können Nein sagen. Ein Bot, der einfach beitritt, ist keine Ansage.
2. Zweck, Ort, Frist. Wozu wird aufgezeichnet? Wo liegt die Datei, wer hat Zugriff, wann wird sie gelöscht? Wenn das niemand beantworten kann, wird nicht aufgezeichnet.
3. Ein Mensch verantwortet das Protokoll. Mit Namen, nicht „das Tool“. Diese Person entscheidet, was als Beschluss gilt und was nur gesagt wurde.
4. Freigabe vor Verteilung. Eine KI-Zusammenfassung ist ein Entwurf. Sie wird geprüft und gekürzt, bevor sie an den Verteiler geht.
5. Aufnahmefreie Zonen. Personalgespräche, Konflikte, vertrauliche Themen: Hier bleiben Mitschnitt-Tools aus und Telefone vom Tisch. Stift und Papier reichen.

Wo ich ins Spiel komme
Als Interim Assistenz oder PMO bin ich oft genau die Person, die protokolliert. Ich halte fest, was entschieden wurde, wer was bis wann erledigt und was offen bleibt. Dafür brauche ich keine wörtliche Mitschrift, sondern Kontext. Wo Teams mit KI-Notetakern arbeiten wollen, setze ich die Spielregeln mit auf, bevor das erste Meeting läuft. Ich prüfe die Zusammenfassungen, mache aus 30 Zeilen Transkript drei klare Beschlüsse und halte diese nach. Der Mensch im Loop, diesmal beim Protokoll.

Die vier Fragen – diesmal fürs Protokoll

1. Wer entscheidet, ob in diesem Meeting aufgezeichnet wird – und wer fragt die anderen?
2. Wer bekommt das Protokoll, und wer gibt es vorher frei?
3. Was hat Vorrang, wenn Vollständigkeit und Vertraulichkeit kollidieren?
4. Welche Gespräche gehören überhaupt in ein KI-Protokoll – und welche bewusst nicht?

Aus der Werkstatt
KI-Notetaker sind praktisch, und sie werden bleiben, aber sie nehmen uns nicht die Entscheidung ab, was festgehalten wird und wer dafür geradesteht. Ohne diese Entscheidung wird aus einem Hilfsmittel ein stiller Mithörer.

Wenn Sie wissen möchten, wie belastbar die Abläufe in Ihren Projekten sind – vom Protokoll bis zur Entscheidung –, machen Sie gern meinen kostenlosen Steuerungscheck.

Ihre Anne Loeck

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei Fragen zur Zulässigkeit von Aufzeichnungen wenden Sie sich bitte an eine fachkundige Stelle.